Z decembrom se bo začelo preizkusno obdobje davčnega potrjevanja računov pri gotovinskem poslovanju. Zato smo v priponki pripravili kratek povzetek samega postopka in zahtev, ki jih zavezancem nalaga Zakon o davčnem potrjevanju računov pri gotovinskem poslovanju.

Državni zbor RS je 15. julija 2015 sprejel Zakon o davčnem potrjevanju računov (v nadaljevanju ZDavPR), ki se bo začel uporabljati 2. januarja 2016. Ta predpisuje ter določa sistem, v katerem bodo blagajne zavezancev preko spleta povezane s centralnim informacijskim sistemom Finančne uprave RS in preko katerega bo Finančna uprava potrdila in shranila podatke o računih pri gotovinskem poslovanju v postopku njihove izdaje v realnem času.

Zavezanec bo moral ob vsaki dobavi blaga in storitev za plačilo z gotovino izdati račun prek elektronske naprave, ki izpolnjuje predpisane pogoje in omogoča izvedbo postopka potrjevanja računa, in ga izročiti kupcu blaga oziroma naročniku storitve. Račun bo moral izdati najpozneje, ko je opravljena dobava in prejeto plačilo z gotovino. Prav tako bo moral zavezanec na vidnem mestu objaviti obvestilo o obveznosti izdaje računa in izročitve računa kupcu ter obveznosti kupca, da prevzame in zadrži izdani račun.

1. ZAVEZANCI ZA IZVAJANJE POSTOPKA DAVČNEGA POTRJEVANJA RAČUNOV

Po 3. členu ZDavPR je zavezanec za izvajanje postopka davčnega potrjevanja računov vsaka oseba iz prvega in drugega odstavka 31. člena Zakona o davčnem postopku (v nadaljevanju ZDavP-2), ki mora izdati račun pri gotovinskem poslovanju za dobavo blaga ali storitev.[1]

Za zavezanca za davčno potrjevanje računov pa ne šteje davčni zavezanec v naslednjih primerih dobav

  1. dobave blaga, ki jih opravi davčni zavezanec, ki nima sedeža v Republiki Sloveniji in za katere se kot kraj dobave po predpisih, ki urejajo davek na dodano vrednost, šteje Republika Slovenija, če skupna vrednost teh dobav v tekočem koledarskem letu oziroma v preteklem koledarskem letu presega 35.000 eurov, ali če se dobavitelj odloči, da je, ne glede na to, da vrednost njegovih dobav v tekočem koledarskem letu ne presega tega zneska, kraj teh dobav Republika Slovenija;
  2. dobava telekomunikacijskih storitev, storitev oddajanja ali elektronskih storitev, ki jih opravi davčni zavezanec, ki nima sedeža v Republiki Sloveniji, osebam, ki niso davčni zavezanci, po predpisih, ki urejajo davek na dodano vrednost;
  3. kontinuiranih dobav blaga in storitev naročniku, v dejavnostih oskrbe z električno energijo, plinom in paro, oskrbe z vodo, ravnanja z odplakami in odpadki, ter v telekomunikacijski dejavnosti, opravljenih na podlagi sklenjene pogodbe o dobavi med dobaviteljem in naročnikom, pri čemer dobavitelj račune izdaja množično, z uporabo sistema avtomatske obdelave podatkov, ločeno od blagajniških mest, periodično v vnaprej dogovorjenih časovnih intervalih, za plačilo prek univerzalnega plačilnega naloga, ter se računi naročniku vročijo preko izvajalca poštnih storitev, po elektronski poti oziroma na drug primerljiv način, plačilo računa pa se izvrši naknadno, po izdaji takšnega računa in ni neposredno povezano s posamezno dobavo blaga oziroma storitev.

Davčni zavezanec, ki izdaja račune v različnih dejavnostih, se ne šteje za zavezanca le glede izdaje računov za dobave, ki so določene kot izjeme po ZDavPR.

Če povzamemo so torej zavezanci za izvajanje postopka davčnega potrjevanja računov vsi, ki izpolnjujejo naslednje tri pogoje (kumulativno):

  1. mora voditi poslovne knjige in evidence,
  2. mora izdati račun za dobavo blaga ali storitev (račun za dobavo, ki je predmet obdavčitve po Zakonu o davku na dodano vrednost (v nadaljevanju ZDDV-1) in mora biti izdan skladno z ZDDV-1, torej račun, ki ga mora davčni zavezanec izstaviti v skladu s slovenskimi davčnimi predpisi) in
  3. dobavljeno blago ali storitev sta plačana z gotovino (gotovina po 4. točki 2. člena ZDavPR).

Iz obveznosti postopka davčnega potrjevanja računov so torej avtomatsko izvzeti davčni zavezanci, katerim:

  • ni treba voditi poslovnih knjig in evidenc ali
  • ni treba izdati računa po ZDDV-1 (ni določena obveznost izdaje računa po ZDDV-1) ali
  • račun za dobavo blaga ali storitev ni plačan z gotovino (plačilo z gotovino po 4. točki 2. člena ZDavPR).

2. KAKO SE BO POSTOPEK DAVČNEGA POTRJEVANJA RAČUNOV IZVAJAL IN KAJ POTREBUJEMO

Izvajanje ZDavPR bo potekalo v obliki postopka davčnega potrjevanja računa pri FURS v postopku izdaje računa pri gotovinskem poslovanju. Za ta namen bodo blagajne zavezancev preko spleta povezane s centralnim informacijskim sistemom FURS, ki bo potrdil ter shrani podatke o računih v postopku njihove izdaje v realnem času.

V smislu uporabe elektronskih naprav (blagajn) je predvideno dveletno prehodno obdobje do 31.12.2017. Zato bosta do tega datuma možna dva načina izdaje računov:

  • z uporabo elektronske naprave za izdajo računov ter s potrditvijo računa v času njegove izdaje (pridobitev EOR[2] = izpisana na vsakem izdanem računu (s predvidenimi izjemami) è kupec bo lahko takoj preveril ali je bil račun potrjen;
  • z uporabo vezane knjige računov (VKR) in naknadnim pošiljanjem podatkov o tako izdanih računih v 10 delovnih dneh od dneva izdaje računa prek elektronske povezave è kupec bo lahko preveril ali je bil račun prijavljen FURS po preteku roka za potrditev.

Način izdaje računov mora zavezanec določiti z internim aktom. V istem poslovnem prostoru ne bo mogel uporabljati obeh načinov hkrati.

Natančna tehnična navodila je FURS objavil na svoji spletni strani na tej povezavi, kjer se tudi objavljajo novice glede sprememb in motenj v delovanju.

2.1 GOTOVINSKO POSLOVANJE

Plačilo z gotovino je plačilo z bankovci in kovanci, ki so v obtoku kot plačilno sredstvo, plačila s plačilno ali kreditno kartico, čekom in drugi podobni načini plačila, drugi načini plačila, ki niso neposredna nakazila na transakcijski račun, odprt pri ponudniku plačilnih storitev. Na primer:

  • računi za opravljeno dobavo, ki so delno plačani gotovinsko;
  • računi za plačilo na transakcijski račun, a ga bo kupec pozneje plačal z gotovino neposredno pri dobavitelju;
  • plačilo po povzetju z gotovino, plačilo po poštni nakaznici je gotovinsko poslovanje;
  • račun naknadno plačan z gotovino.

Po poslanih podatkih FURS ne bo ugotovil, kdo in kaj je plačal ter s katero plačilno ali kreditno kartico. Zavezanci lahko pošiljajo v potrjevanje vse račune (ne le gotovinsko plačane).

Če kupec plača račun z univerzalnim plačilnim nalogom (UPN) ali položnico, preko PayPal, s plačilom v naravi, s kompenzacijo ali pobotom, šteje, da račun ni plačan gotovinsko.

2.2 POSLOVNI PROSTOR ZAVEZANCA

Zavezanec bo na FURS posredoval podatke o poslovnih prostorih za namene izvajanja postopka potrjevanja računov. Podatke o poslovnih prostorih bo treba na FURS poslati enkrat, in sicer pred prvim pošiljanjem računa, ki se nanaša na poslovni prostor. V primeru spremembe poslovnega prostora bo treba po enakem postopku poslati spremenjene podatke o poslovnih prostorih. Navedena obveznost je potrebna zato, da je FURS seznanjen, kje oziroma v katerih poslovnih prostorih zavezanec izdaja račune pri gotovinskem poslovanju. Za ta namen bo zavezanec moral tudi opraviti popis poslovnih prostorov in določiti oznake poslovnim prostorom

Kot poslovni prostor zavezanca se šteje:

  • vsak nepremičen ali premičen prostor, v katerem zavezanec stalno, občasno ali začasno izdaja račune za dobave blaga ali storitev pri gotovinskem poslovanju;
  • Nepremičen poslovni prostor se lahko šteje del ali več ločenih delov nepremičnega prostora, v katerih se opravlja različna dejavnost;
  • Premičen prostor je vsak premičen objekt ali elektronska naprava za izdajo računov.
  • Elektronska naprava za izdajo računov se kot poslovni prostor zavezanca šteje v primerih, ko se račun ne izda v okviru premičnega objekta;

Kot poslovni prostor se šteje tudi vsak nepremičen ali premičen prostor, v katerem se izdajajo računi z uporabo vezane knjige računov.

2.3 ELEKTRONSKA NAPRAVA

Elektronska naprava za izdajo računov je elektronska naprava z nameščeno programsko opremo, ki je v skladu z 38. členom ZDavP-2 ne sme omogočati brisanje, prilagajanje, popravljanje, razveljavljanje, nadomeščanje, dodajanje, skrivanje ali kakršno koli drugačno spreminjanje katerega koli zapisa, shranjenega v napravi ali na drugem mediju, brez hrambe izvornih podatkov in vseh poznejših sprememb).

Mora omogočati možnost vzpostavitve elektronske povezave (internetno oziroma GPRS) z informacijskim sistemom FURS in možnost podpisovanja sporočil z namenskim digitalnim potrdilom.

Pripadajoča programska oprema ne bo smela omogočati izdaje nepotrjenih ali nepravilno potrjenih računov in na kopiji računa bo potrebno ob številki računa izpisati »kopija« in navesti zaporedno številko kopije. Računalniški program, elektronska naprava ali informacijski sistem mora zagotoviti izpis podatkov o vseh izdanih kopijah računov, na katerem je razviden čas izdaje posamezne kopije.

2.4 RAČUN PRI GOTOVINSKEM POSLOVANJU

Račun je račun pri gotovinskem poslovanju, izdan za dobavo blaga ali storitev, ki je delno ali v celoti plačan z gotovino. Kot račun se šteje tudi vsak račun za prejeto predplačilo, preden je dobava blaga ali storitev opravljena.

Razen podatkov, ki so na računu obvezni že po ZDDV-1 in ZDavP-2, se po ZDavPR dodatno zahteva še:

  • čas izdaje računa (uro in minute),
  • oznako fizične osebe, ki izda račun z uporabo elektronske naprave za izdajo računa,
  • enkratno identifikacijsko oznako računa (EOR) in
  • zaščitno oznako izdajatelja računa (ZOI[3]).

Kljub temu, da bodo podatki o izdanih računih poslani na FURS, bo potrebno hraniti hraniti kopije vseh izdanih računov v skladu z ZDavP-2 in ZDDV-1.

Številka računa mora biti za namene postopka potrjevanja računov in izdaje računa sestavljena iz treh delov, in sicer:

  1. oznake poslovnega prostora zavezanca;
  2. oznake elektronske naprave za izdajo računov in
  3. zaporedne številke računa.

Zaporedne številke računov iz prejšnjega odstavka si morajo vsako poslovno leto slediti v neprekinjenem zaporedju po vsakem poslovnem prostoru zavezanca ali po elektronski napravi za izdajo računov v poslovnem prostoru zavezanca. EOR in ZOI sta oznaki računa, nista pa številki računa

Zavezanec predpiše pravila za dodeljevanje zaporednih številk računov, naredi popis poslovnih prostorov zavezanca in dodeli oznake poslovnim prostorom zavezanca v internem aktu, pred začetkom izdaje računov pri gotovinskem poslovanju. Zavezanec interni akt predloži v postopku nadzora na zahtevo davčnega organa.

2.4 APLIKACIJA „MINI BLAGAJNA“

Aplikacija Mini blagajna je računalniški program na spletni strani FURS primeren za zavezance, ki izdajo manjše število računov, preko katerega:

  • bodo lahko zavezanci izdajali račune z EOR oznakami in
  • v potrjevanje pošiljali podatke o:
    • izdanih računih iz vezane knjige računov ter
    • poslovnih prostorih, v katerih izdajajo račune, če ne bodo imeli na razpolago druge programske opreme.

Za uporabo mini blagajne zavezancem ne bo potrebno nabavljati namenske programske opreme za izdajanje in potrjevanje računov, bo pa potrebno namensko digitalno potrdilo za davčne blagajne.

2.5 UPORABA VEZANE KNJIGE RAČUNOV – VKR

Zavezanci za davčno potrjevanje računov bodo lahko od 1.1.2016 pa do 31.12.2017, za izdajanje računov še naprej uporabljali knjige vezanih računov. Odločitev ali bo uporabljal elektronsko napravo ali vezano knjigo računov, bo prepuščena zavezancu. Vendar pa le-ta ne bo smel v istem poslovnem prostoru uporabljati elektronske naprave in vezano knjigo računov hkrati. Odločitev določi v internem aktu.

Pri uporabi vezane knjige računov bo zavezanec v prehodnem obdobju potreboval tudi namensko digitalno potrdilo, saj bo moral davčnemu organu preko elektronske povezave do aplikacije MINI blagajna (glej točko 2.5) pošiljati:

  • podatke o posameznem računu, izdanem iz VKR – v 10 delovnih dneh od dneva izdaje računa in tudi
  • podatke o poslovnem prostoru – pred prvim pošiljanjem podatkov o računu.

Zavezanec bo moral hraniti kopije računov iz VKR skupaj s potrdilom o naknadni pridobitvi EOR.

2.6 OBVEZNOSTI ZAVEZANCA

Glavne obveznosti zavezanca, ki mu jih nalaga ZDavPR so:

  1. Pridobiti namensko digitalno potrdilo za davčne blagajne (tudi zavezanci, ki bodo v prehodnem obdobju za izdajo računov uporabljali VKR);
  2. Popisati poslovne prostore;
  3. Sprejeti interni akt – pred začetkom izdaje računov – dodelitev oznak poslovnim prostorom in pravila za dodeljevanje zaporednih številk, določi oznake elektronskim napravam in oznake fizičnim osebam, ki izdajajo račune (tudi zavezanci, ki uporabljajo VKR); se ne pošilja na FURS, bo potrebno pokazati v nadzoru;
  4. Prilagoditev vsebine računa izdanega iz elektronske naprave – številka računa (tri delna), dodatni podatki na računu (EOR, ZOI, oznaka fizične osebe, ki izdaja račun, ura in minuta izdaje računa);
  5. Objava obvestila o računu in obveznosti kupca (tudi zavezanci, ki uporabljajo VKR) – v poslovnem prostoru na vsaki elektronski napravi za izdajanje računov ali na drugem vidnem mestu mora objaviti obvestilo:
    • o obveznosti izdaje računa in izročitve tega kupcu ter
    • o obveznosti kupca, da prevzame in zadrži izdani račun.
  1. Pred začetkom izdaje računov pri gotovinskem poslovanju sporočiti podatke o vseh poslovnih prostorih, v katerih izdaja račune, davčnemu organu (tudi zavezanci, ki uporabljajo VKR – preko aplikacije mini blagajne) in pri tem uporabljati namensko digitalno potrdilo:
    • za namene identifikacije v postopku elektronske izmenjave podatkov s FURS in
    • za elektronsko podpisovanje podatkov o poslovnih prostorih, v katerih izdaja račune;
  1. Izvajati postopek potrjevanja računov (tudi zavezanci, ki uporabljajo VKR), pri izvajanju postopka potrjevanja računov uporabljati namensko digitalno potrdilo za namene identifikacije v postopku elektronske izmenjave podatkov s FURS in za elektronsko podpisovanje podatkov o računu v postopku potrjevanja računov oziroma potrditi račun pri davčnem organu v skladu s ZDavPR in
  2. izdati račun z enkratno identifikacijsko oznako računa – EOR (razen, če zakon določa drugače);
  3. Pri izdaji računov z uporabo elektronske naprave – z napravo, ki omogoča
    • elektronsko podpisovanje podatkov o računu in
    • elektronsko povezavo za izmenjavo podatkov z davčnim organom;
  1. Izvajanje postopka potrjevanja računov v primeru izpada elektronske povezave – interneta (izdaja računov brez EOR oznake in naknadno pošiljanje računov v potrjevanje);
  2. Izvajanje postopka potrjevanja računov v primeru okvare elektronske naprave za izdajo računov;
    • uporaba vezane knjige računov (VKR) in naknadno potrjevanje računov izdanih iz VKR v potrjevanje.

3. NADZOR IN PREKRŠKI

Nadzor nad izvajanjem postopka davčnega potrjevanja računov in skladnost izvajanja z ZDavPR bo izvajal FURS, delno pa tudi Tržni inšpektorat RS (TIRS). FURS bo:

  • hranil prejete podatke o računih in dodeljenih EOR v informacijskem sistemu 5 let;
  • podatke obdeloval samo za namene preverjanja zakonitosti zaposlitve in dela in nadzora pravilnosti obračuna davkov in prispevkov.

Globa za prekrške je določena različno, v odvisnosti od kršitelja in teže prekrška.

Kršitelji Davčni prekrški Hujši davčni prekrški Posebej hudi davčni prekrški
srednje ali velike PO (po ZGD-1) 5.000 – 75.000 10.000 – 125.000 do 150.000
ostale PO 2.000 – 50.000 4.000 – 75.000 do 100.000
SP oz. FOD 1.500 – 25.000 3.000 – 50.000 do 75.000
za odgovorne osebe 800 – 5.000 1.200 – 10.000 do 20.000

 

Za kupca oziroma prejemnika storitev je v primeru kršitve predvidena globa 40 eurov:

  • če ne bo zadržal računa neposredno po odhodu iz poslovnega prostora
  • če na zahtevo ne bo predložil računa pooblaščeni osebi davčnega ali tržnega organa

 

Davčni prekrški Hujši in posebno hudi davčni prekrški
od 800 do 75.000 eurov je, kadar kršitelj od 1.200 do 150.000 eurov je, kadar kršitelj
  • pri izvajanju postopka potrjevanja računov oziroma v postopku elektronske izmenjave podatkov z davčnim organom ne uporabi namenskega potrdila za elektronsko podpisovanje sporočil;
  • za namene posredovanja podatkov o računu ne poveže oznake fizične osebe, ki z elektronsko napravo izda račun, z DŠ številko te osebe in ne pošlje DŠ osebe na FURS;
  • ne zagotovi, da je številka računa, za katerega se izvaja postopek potrjevanja računa, sestavljena na predpisan način;
  • v roku ne pošlje podatkov o računih, izdanih z uporabo VKR;
  • v roku ne vzpostavi elektronske povezave ali ne vzpostavi delovanja elektronske naprave in ne pošlje podatkov o vseh izdanih računih;
  • ne pošlje podatkov o računih v roku po prenehanju vzrokov za zamudo;
  • ne hrani sporočil o naknadno dodeljenih EOR izdanih računov na predpisan način;
  • ne dokaže nezmožnosti vzpostavitve elektronske povezave za izmenjavo podatkov s potrdilom Agencije za komunikacijska omrežja in storitve RS;
  • ne objavi oziroma ne objavi na kupcu vidnem mestu obvestila o obveznosti izdaje računa in obveznosti kupca, da prevzame in zadrži račun);
  • ne sprejme internega akta (dodeljevanje zaporednih številk računov, popisu poslovnih prostorov in dodelitvi oznak poslovnim prostorom, o določitvi izvajanja postopka potrjevanja računov);
  • ne sporoči podatkov ali pošlje neresnične ali nepopolne podatke o poslovnih prostorih;
  • izda račun, ki ne vsebuje vseh predpisanih podatkov, razen če ni z ZDavPR drugače določeno;
  • izda kopijo računa brez navedbe, da gre za kopijo;- ne pošlje ali pošlje neresnične, nepravilne ali nepopolne podatke o računu, ki so predpisani za namene izvajanja potrjevanja računov;
  • ne izda računa v predpisanem roku;
  • ne izda računa z uporabo VKR;
  • ne izvede postopka potrjevanja računa za vse naknadne spremembe podatkov na računu oziroma ga ne izvede v predpisanem roku;
  • omogoči zavezancu izdajo računov in kopij računov v nasprotju z določbami tega zakona; ne zagotovi izpisa vseh izdanih kopij računov in zahtevanih podatkov s programsko opremo;

____________________________________

Vir: FURS

[1] FURS je pripravil podrobno gradivo glede opredeljevanja zavezancev za davčno potrjevanje računov. Gradi je dostopno na tej povezavi.

[2] Enkratna identifikacijska oznaka računa« – EOR – je oznaka, ki se programsko ustvarja v informacijskem sistemu FURS na podlagi določenega niza podatkov in je potrdilo, da je bil izdani račun prijavljen davčnemu organu

[3] Zaščitna oznaka izdajatelja računa – ZOI – je oznaka, s katerim je izdani račun povezan z zavezancem za izvajanje postopka potrjevanja računov in je podatek za ugotavljanje pristnosti izvora računa; v tekstovni obliki in v obliki kode (QR kode ali kode PDF 417 ali več črtnih kod tipa Code 128).