Državni zbor RS je 15. julija 2015 sprejel  Zakon o davčnem potrjevanju računov (v nadaljevanju ZDavPR), ki se je začel uporabljati 2. januarja 2016 in na podlagi katerega je davčno potrjevanje računov obvezno za vse izdane račune, ki so plačani na način, ki ga zakon določa kot gotovinsko plačilo. Ta predpisuje ter določa sistem, v katerem so blagajne zavezancev preko spleta povezane s centralnim informacijskim sistemom Finančne uprave RS in preko katerega Finančna uprava potrjuje in shrani podatke o računih pri gotovinskem poslovanju v postopku njihove izdaje v realnem času.

Zavezanec mora ob vsaki dobavi blaga in storitev za plačilo z gotovino izdati račun prek elektronske naprave, ki izpolnjuje predpisane pogoje in omogoča izvedbo postopka potrjevanja računa, in ga izročiti kupcu blaga oziroma naročniku storitve. Račun mora izdati najpozneje, ko je opravljena dobava in prejeto plačilo z gotovino. Prav tako mora zavezanec na vidnem mestu objaviti obvestilo o obveznosti izdaje računa in izročitve računa kupcu ter obveznosti kupca, da prevzame in zadrži izdani račun.

1. ZAVEZANCI ZA DAVČNO POTRJEVANJE RAČUNOV

Zavezanec za davčno potrjevanje računov je po 3. členu ZDavPR vsaka oseba, ki je po Zakonu o davčnem postopku (prvi in drugi odstavek 31. člena ZDavP-2) dolžna voditi poslovne knjige in evidence v skladu s tem zakonom in ki mora pri gotovinskem poslovanju za dobavo blaga in storitev izdati račun.[1]

Za zavezanca za davčno potrjevanje računov se ne šteje davčni zavezanec v primeru dobav, ki so po ZDavPR določene kot izjeme obveznosti davčnega potrjevanja računov.

  1. dobave blaga, ki jih opravi davčni zavezanec, ki nima sedeža v Republiki Sloveniji in za katere se kot kraj dobave po predpisih, ki urejajo davek na dodano vrednost, šteje Republika Slovenija, če skupna vrednost teh dobav v tekočem koledarskem letu oziroma v preteklem koledarskem letu presega 35.000 eurov, ali če se dobavitelj odloči, da je, ne glede na to, da vrednost njegovih dobav v tekočem koledarskem letu ne presega tega zneska, kraj teh dobav Republika Slovenija;
  2. dobava telekomunikacijskih storitev, storitev oddajanja ali elektronskih storitev, ki jih opravi davčni zavezanec, ki nima sedeža v Republiki Sloveniji, osebam, ki niso davčni zavezanci, po predpisih, ki urejajo davek na dodano vrednost;
  3. kontinuiranih dobav blaga in storitev naročniku, v dejavnostih oskrbe z električno energijo, plinom in paro, oskrbe z vodo, ravnanja z odplakami in odpadki, ter v telekomunikacijski dejavnosti, opravljenih na podlagi sklenjene pogodbe o dobavi med dobaviteljem in naročnikom, pri čemer dobavitelj račune izdaja množično, z uporabo sistema avtomatske obdelave podatkov, ločeno od blagajniških mest, periodično v vnaprej dogovorjenih časovnih intervalih, za plačilo prek univerzalnega plačilnega naloga, ter se računi naročniku vročijo preko izvajalca poštnih storitev, po elektronski poti oziroma na drug primerljiv način, plačilo računa pa se izvrši naknadno, po izdaji takšnega računa in ni neposredno povezano s posamezno dobavo blaga oziroma storitev.

Davčni zavezanec, ki izdaja račune v več različnih dejavnostih, pa se ne šteje za zavezanca le glede izdaje računov za dobave, ki so določene kot izjeme po ZDavPR. Za vse ostale dejavnosti se šteje kot zavezanec.

Zavezanec za izvajanje postopka davčnega potrjevanja računov je torej vsak, ki izpolnjuje vse naslednje tri pogoje:

  1. mora voditi poslovne knjige in evidence,
  2. mora izdati račun za dobavo blaga ali storitev (račun za dobavo, ki je predmet obdavčitve po Zakonu o davku na dodano vrednost (v nadaljevanju ZDDV-1) in mora biti izdan skladno z ZDDV-1, torej račun, ki ga mora davčni zavezanec izstaviti v skladu s slovenskimi davčnimi predpisi) in
  3. dobavljeno blago ali storitev sta plačana z gotovino (gotovina po 4. točki 2. člena ZDavPR).

Iz obveznosti postopka davčnega potrjevanja računov so torej avtomatsko izvzeti davčni zavezanci, katerim:

  • ni treba voditi poslovnih knjig in evidenc ali
  • ni treba izdati računa po ZDDV-1 (ni določena obveznost izdaje računa po ZDDV-1) ali
  • račun za dobavo blaga ali storitev ni plačan z gotovino (plačilo z gotovino po 4. točki 2. člena ZDavPR).

Še več pojasnil je dostopnih na Davčne blagajne in davčno potrjevanje računov

2. KAKO SE POSTOPEK DAVČNEGA POTRJEVANJA RAČUNOV IZVAJA IN KAJ POTREBUJEMO

Način izdaje in potrjevanja računov mora zavezanec opredeliti z internim aktom. Lahko se odloči med uporabo elektronske naprave in uporabo vezane knjige računov. V tem primeru ne sme v istem poslovnem prostoru uporabljati elektronske naprave za izdajo računov.

Možna sta torej dva načina izdaje računov:

  • z uporabo elektronske naprave za izdajo računov ter s potrditvijo računa v času njegove izdaje (pridobitev EOR[2] = izpisana na vsakem izdanem računu (s predvidenimi izjemami) => kupec lahko takoj preveri ali je bil račun potrjen. Blagajne zavezancev so preko spleta povezane s centralnim informacijskim sistemom FURS, ki potrdi in shrani podatke o računih v postopku njihove izdaje v realnem času;
  • z uporabo vezane knjige računov (VKR) in naknadnim pošiljanjem podatkov o tako izdanih računih v 10 delovnih dneh od dneva izdaje računa prek elektronske povezave => kupec lahko preveri ali je bil račun prijavljen FURS po preteku roka za potrditev.

Natančna tehnična navodila je FURS objavil na svoji spletni strani na tej povezavi, kjer se tudi objavljajo novice glede sprememb in motenj v delovanju.

2.1 GOTOVINSKO POSLOVANJE

Načini plačila, ki se štejejo za gotovinsko poslovanje in za katere je zahtevano davčno potrjevanje računov:

  • plačila z bankovci in kovanci;
  • plačila s plačilno ali kreditno kartico, čekom in drugimi podobnimi načini plačila (npr. kripto valute);
  • drugi načini plačila, ki niso neposredna nakazila na transakcijski račun, odprt pri ponudniku plačilnih storitev, kar je večina plačilnih platform za spletne nakupe, ki nimajo statusa izvajalca plačilnih storitev npr. Stripe, Braintree ali Paymill. Sem spada tudi plačilo v naravi;
  • potrjevati je potrebno tudi dobropise in bremepise, izdane k prvotno izdanemu in potrjenemu računu.

Načini plačila, ki se ne štejejo za gotovinsko poslovanje in za katere računov ni potrebno davčno potrjevati:

  • plačila, ki so neposredna nakazila na transakcijski račun, odprt pri ponudniku plačilnih storitev (UPN nalog);
  • plačila preko sistema VALU Moneta, PayPal (so ponudniki plačilnih storitev);
  • pobot in kompenzacija;
  • plačila z brezplačnim darilnim bonom

Po poslanih podatkih FURS ne bo ugotovil, kdo in kaj je plačal ter s katero plačilno ali kreditno kartico. Zavezanci lahko pošiljajo v potrjevanje vse račune (ne le gotovinsko plačane).

2.2 POSLOVNI PROSTOR ZAVEZANCA

Zavezanec  na FURS posreduje podatke o poslovnih prostorih za namene izvajanja postopka potrjevanja računov. Podatke o poslovnih prostorih je treba na FURS poslati enkrat, in sicer pred prvim pošiljanjem računa, ki se nanaša na poslovni prostor. V primeru spremembe poslovnega prostora je treba po enakem postopku poslati spremenjene podatke o poslovnih prostorih. Navedena obveznost je potrebna zato, da je FURS seznanjen, kje oziroma v katerih poslovnih prostorih zavezanec izdaja račune pri gotovinskem poslovanju. Za ta namen mora zavezanec opraviti tudi popis poslovnih prostorov in določiti oznake poslovnim prostorom

Kot poslovni prostor zavezanca se šteje vsak nepremičen ali premičen prostor, v katerem zavezanec stalno, občasno ali začasno izdaja račune za dobave blaga ali storitev pri gotovinskem poslovanju;

  • nepremičen poslovni prostor je lahko del ali več ločenih delov nepremičnega prostora, v katerih se opravlja različna dejavnost;
  • premičen prostor je vsak premičen objekt ali elektronska naprava za izdajo računov.
  • Elektronska naprava za izdajo računov se kot poslovni prostor zavezanca šteje v primerih, ko se račun ne izda v okviru premičnega objekta;

Kot poslovni prostor se šteje tudi vsak nepremičen ali premičen prostor, v katerem se izdajajo računi z uporabo vezane knjige računov.

2.3 ELEKTRONSKA NAPRAVA ZA DAVČNO POTRJEVANJE RAČUNOV

Elektronska naprava za izdajo računov je elektronska naprava z nameščeno programsko opremo, ki je v skladu z 38. členom ZDavP-2 ne sme omogočati brisanje, prilagajanje, popravljanje, razveljavljanje, nadomeščanje, dodajanje, skrivanje ali kakršno koli drugačno spreminjanje katerega koli zapisa, shranjenega v napravi ali na drugem mediju, brez hrambe izvornih podatkov in vseh poznejših sprememb).

Mora omogočati možnost vzpostavitve elektronske povezave (internetno oziroma GPRS) z informacijskim sistemom FURS in možnost podpisovanja sporočil z namenskim digitalnim potrdilom.

Pripadajoča programska oprema ne sme omogočati izdaje nepotrjenih ali nepravilno potrjenih računov in na kopiji računa je potrebno ob številki računa izpisati »kopija« in navesti zaporedno številko kopije. Računalniški program, elektronska naprava ali informacijski sistem mora zagotoviti izpis podatkov o vseh izdanih kopijah računov, na katerem je razviden čas izdaje posamezne kopije.

2.4 RAČUN PRI GOTOVINSKEM POSLOVANJU

»Račun« je račun pri gotovinskem poslovanju, izdan za dobavo blaga ali storitev, ki je delno ali v celoti plačan z gotovino. Kot račun se šteje tudi vsak račun za prejeto predplačilo, preden je dobava blaga ali storitev opravljena.

Razen podatkov, ki so na računu obvezni že po ZDDV-1 in ZDavP-2, se po ZDavPR dodatno zahteva še:

  • čas izdaje računa (uro in minute),
  • oznako fizične osebe, ki izda račun z uporabo elektronske naprave za izdajo računa,
  • enkratno identifikacijsko oznako računa (EOR) in
  • zaščitno oznako izdajatelja računa (ZOI[3]).

Kljub temu, da so podatki o izdanih računih poslani na FURS, je potrebno hraniti hraniti kopije vseh izdanih računov v skladu z ZDavP-2 in ZDDV-1.

Številka računa mora biti za namene postopka potrjevanja računov in izdaje računa sestavljena iz treh delov, in sicer:

  1. oznake poslovnega prostora zavezanca;
  2. oznake elektronske naprave za izdajo računov in
  3. zaporedne številke računa.

Zaporedne številke računov iz prejšnjega odstavka si morajo vsako poslovno leto slediti v neprekinjenem zaporedju po vsakem poslovnem prostoru zavezanca ali po elektronski napravi za izdajo računov v poslovnem prostoru zavezanca. EOR in ZOI sta oznaki računa, nista pa številki računa.

Zavezanec predpiše pravila za dodeljevanje zaporednih številk računov, naredi popis poslovnih prostorov zavezanca in dodeli oznake poslovnim prostorom zavezanca v internem aktu, in sicer pred začetkom izdaje računov pri gotovinskem poslovanju. Zavezanec interni akt predloži v postopku nadzora na zahtevo davčnega organa.

Primer računa

Primer davčno potrjenega računa

Davčno potrjevanje računov

2.5 APLIKACIJA „MINI BLAGAJNA“ ZA DAVČNO POTRJEVANJE RAČUNOV

Aplikacija Mini blagajna je računalniški program na spletni strani FURS primeren za zavezance, ki izdajo manjše število računov, preko katerega:

  • lahko zavezanci izdajajo račune z EOR oznakami in
  • v davčno potrjevanje pošiljajo podatke o:
    • izdanih računih iz vezane knjige računov ter
    • poslovnih prostorih, v katerih izdajajo račune, če nimajo na razpolago druge programske opreme.

Za uporabo mini blagajne zavezancem ni potrebno nabavljati namenske programske opreme za izdajanje in potrjevanje računov, je pa potrebno namensko digitalno potrdilo za davčne blagajne.

2.6 UPORABA VEZANE KNJIGE RAČUNOV – VKR

Od 1. 1. 2018 dalje je omogočena trajna možnost izbire glede uporabe vezane knjige računov za izdajanje računov. Zavezanec, ki uporablja vezano knjigo računov, mora davčnemu organu prek elektronske povezave poslati podatke o računih, izdanih z uporabo vezane knjige računov, do desetega dne v mesecu, ki sledi mesecu, v katerem je bil račun izdan. V ta namen potrebuje digitalno potrdilo, kot je opisano pod točko 2.5.

Zavezanec bo moral hraniti kopije računov iz VKR skupaj s potrdilom o naknadni pridobitvi EOR.

Več odgovorov na povezavi Davčne blagajne in vezane knjige računov (VKR).

2.7 OBVEZNOSTI ZAVEZANCA

Glavne obveznosti zavezanca, ki mu jih nalaga ZDavPR so:

  1. Pridobiti namensko digitalno potrdilo za davčne blagajne;
  2. Popisati poslovne prostore;
  3. Sprejeti interni akt – pred začetkom izdaje računov – dodelitev oznak poslovnim prostorom in pravila za dodeljevanje zaporednih številk, določi oznake elektronskim napravam in oznake fizičnim osebam, ki izdajajo račune (tudi zavezanci, ki uporabljajo VKR); se ne pošilja na FURS, bo potrebno pokazati v nadzoru;
  4. Prilagoditev vsebine računa izdanega iz elektronske naprave – številka računa (tridelna), dodatni podatki na računu (EOR, ZOI, oznaka fizične osebe, ki izdaja račun, ura in minuta izdaje računa);
  5. Pred začetkom izdaje računov pri gotovinskem poslovanju sporočiti podatke o vseh poslovnih prostorih, v katerih izdaja račune, davčnemu organu (tudi zavezanci, ki uporabljajo VKR – preko aplikacije mini blagajne) in pri tem uporabljati namensko digitalno potrdilo:
    • za namene identifikacije v postopku elektronske izmenjave podatkov s FURS in
    • za elektronsko podpisovanje podatkov o poslovnih prostorih, v katerih izdaja račune;
  1. Izvajati postopek potrjevanja računov (tudi zavezanci, ki uporabljajo VKR), pri izvajanju postopka potrjevanja računov uporabljati namensko digitalno potrdilo za namene identifikacije v postopku elektronske izmenjave podatkov s FURS in za elektronsko podpisovanje podatkov o računu v postopku potrjevanja računov oziroma potrditi račun pri davčnem organu v skladu s ZDavPR in
  2. izdati račun z enkratno identifikacijsko oznako računa – EOR (razen, če zakon določa drugače – glej spodaj);
  3. Pri izdaji računov z uporabo elektronske naprave – z napravo, ki omogoča
    • elektronsko podpisovanje podatkov o računu in
    • elektronsko povezavo za izmenjavo podatkov z davčnim organom;
  1. Izvajanje postopka potrjevanja računov v primeru izpada elektronske povezave – interneta (izdaja računov brez EOR oznake in naknadno pošiljanje računov v potrjevanje);
  2. Izvajanje postopka potrjevanja računov v primeru okvare elektronske naprave za izdajo računov;
    • uporaba vezane knjige računov (VKR) in naknadno potrjevanje računov izdanih iz VKR v potrjevanje.

Nov deseti odstavek 81. člena Zakona o davku na dodano vrednost (ZDDV-1) določa, da davčnemu zavezancu za opravljeno dobavo blaga ali storitev ni več treba izročiti računa v papirni obliki končnemu potrošniku, razen če končni potrošnik to zahteva. V skladu s petim odstavkom 6. člena Zakona o davčnem potrjevanju računov (ZDavPR) mora zavezanec, v primeru ko kupec od njega zahteva izdajo kopije računa, izdati kopijo, ki je enaka originalu, z oznako »KOPIJA« in zaporedno številko kopije računa.

3. NADZOR IN PREKRŠKI V ZVEZI Z DAVČNIM POTRJEVANJEM RAČUNOV

Nadzor nad izvajanjem postopka davčnega potrjevanja računov in skladnost izvajanja z ZDavPR izvaja FURS, delno pa tudi Tržni inšpektorat RS (TIRS).

FURS:

  • hrani prejete podatke o računih in dodeljenih EOR v informacijskem sistemu 5 let;
  • podatke obdeluje samo za namene preverjanja zakonitosti zaposlitve in dela in nadzora pravilnosti obračuna davkov in prispevkov.

Globa za prekrške je določena različno, v odvisnosti od kršitelja in teže prekrška.

.

Kršitelji Davčni prekrški Hujši davčni prekrški Posebej hudi davčni prekrški
srednje ali velike PO (po ZGD-1) 5.000 – 75.000 10.000 – 125.000 do 150.000
ostale PO 2.000 – 50.000 4.000 – 75.000 do 100.000
SP oz. FOD 1.500 – 25.000 3.000 – 50.000 do 75.000
za odgovorne osebe 800 – 5.000 1.200 – 10.000 do 20.000

 

Davčni prekrški Hujši in posebno hudi davčni prekrški
od 800 do 75.000 eurov je, kadar kršitelj od 1.200 do 150.000 eurov je, kadar kršitelj
  • pri izvajanju postopka potrjevanja računov oziroma v postopku elektronske izmenjave podatkov z davčnim organom ne uporabi namenskega potrdila za elektronsko podpisovanje sporočil;
  • za namene posredovanja podatkov o računu ne poveže oznake fizične osebe, ki z elektronsko napravo izda račun, z DŠ številko te osebe in ne pošlje DŠ osebe na FURS;
  • ne zagotovi, da je številka računa, za katerega se izvaja postopek potrjevanja računa, sestavljena na predpisan način;
  • ne sprejme internega akta oziroma v internem aktu navede neresnične, nepravilne ali nepopolne podatke;
  • v roku ne pošlje podatkov o računih, izdanih z uporabo VKR;
  • v roku ne vzpostavi elektronske povezave ali ne vzpostavi delovanja elektronske naprave in ne pošlje podatkov o vseh izdanih računih;
  • ne pošlje podatkov o računih v roku po prenehanju vzrokov za zamudo;
  • ne hrani sporočil o naknadno dodeljenih EOR izdanih računov na predpisan način;
  • ne dokaže nezmožnosti vzpostavitve elektronske povezave za izmenjavo podatkov s potrdilom Agencije za komunikacijska omrežja in storitve RS;
  • ne objavi oziroma ne objavi na kupcu vidnem mestu obvestila o obveznosti izdaje računa in obveznosti kupca, da prevzame in zadrži račun);
  • ne sporoči podatkov ali pošlje neresnične ali nepopolne podatke o poslovnih prostorih;
  • izda račun, ki ne vsebuje vseh predpisanih podatkov, razen če ni z ZDavPR drugače določeno;
  • izda kopijo računa brez navedbe, da gre za kopijo;
  • ne pošlje ali pošlje neresnične, nepravilne ali nepopolne podatke o računu, ki so predpisani za namene izvajanja potrjevanja računov;
  • ne izda računa v predpisanem roku;
  • ne izda računa z uporabo VKR;
  • ne izvede postopka potrjevanja računa za vse naknadne spremembe podatkov na računu oziroma ga ne izvede v predpisanem roku;
  • omogoči zavezancu izdajo računov in kopij računov v nasprotju z določbami tega zakona;
  • ne zagotovi izpisa vseh izdanih kopij računov in zahtevanih podatkov s programsko opremo;

__________________

Vir: FURS

[1] FURS je pripravil podrobno gradivo glede opredeljevanja zavezancev za davčno potrjevanje računov. Gradi je dostopno na tej povezavi.

[2] Enkratna identifikacijska oznaka računa« – EOR – je oznaka, ki se programsko ustvarja v informacijskem sistemu FURS na podlagi določenega niza podatkov in je potrdilo, da je bil izdani račun prijavljen davčnemu organu

[3] Zaščitna oznaka izdajatelja računa – ZOI – je oznaka, s katerim je izdani račun povezan z zavezancem za izvajanje postopka potrjevanja računov in je podatek za ugotavljanje pristnosti izvora računa; v tekstovni obliki in v obliki kode (QR kode ali kode PDF 417 ali več črtnih kod tipa Code 128).

__________________

Silva Štampfl
Računovodja skrbnik