Hramba poslovne dokumentacije

Vsaka organizacija je dolžna hraniti računovodske listine, poslovne knjige in drugo dokumentacijo, ki nastane v času poslovanja. Katero poslovno dokumentacijo je treba shranjevati, na kakšen način in kakšni so roki za hrambo poslovne dokumentacije, predpisujejo naslednji zakoni in predpisi:

• Zakon o davčnem postopku (ZDavP-2)
• Zakon o računovodstvu (ZR)
• Zakon o gospodarskih družbah (ZGD-1)
• Slovenski računovodski standardi (SRS)
• Zakon o davku na dodano vrednost (ZDDV-1)
• Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV)

Zakon o davčnem postopku (ZDavP-2)

V Zakonu o davčnem postopku (ZDavP-2) je predpisano, da mora vsak davčni zavezanec zgotoviti hrambo kopij računov, ki jih izda sam ali njegov kupec. Shranjuje jih lahko v Sloveniji ali v tujini, vendar mora o tem obvestiti davčni organ. Dokumentacijo mora zavezanec hraniti v fizični ali elektronski obliki  do poteka absolutnega zastaralnega roka pravice do izterjave davka, na katerega se nanašajo.

Zakon o računovodstvu (ZR)

Zakon o računovodstvu (ZR) v 30. členu  predpisuje, da se poslovne knjige in knjigovodske listine hranijo v arhivu, določa pa tudi najkrajši roki hrambe.

Zakon o gospodarskih družbah (ZGD-1)

Zakon o gospodarskih družbah (ZGD-1) v 424. členu predpisuje način shranjevanja poslovnih knjig, knjigovodske dokumentacije in dokumentacije v primeru likvidacijskega postopku. Le-ta mora biti shranjena pri enem od delničarjev, ki ga določi likvidacijski upravitelj, ali pri organizaciji, določeni z zakonom. Upniki in delničarji imajo pravico do vpogleda v listine  še tri leta po končanem likvidacijskem postopku.

Slovenski računovodski standardi (SRS)

Slovenski računovodski standardi (SRS) določajo, da organizacija v svojem splošnem aktu opredeli način hrambe (v papirni obliki ali v obliki elektronskih zapisov) poslovnih knjig in listin, med obračunskim obdobjem in po njem. V SRS 30 najdemo podobne določbe za samostojne podjetnike posameznike. Medtem ko za organizacije v stečaju ali likvidaciji velja poseben standard SRS 39. Standard SRS 33 pa opredeljuje rešitve za društva in invalidske organizacije. SRS glede knjigovodskih listin dopolnjujejo Pravila skrbnega računovodenja (PSR 1 in 6), katerih uporaba pa ni obvezna, je pa priporočljiva.

Zakon o davku na dodano vrednost (ZDDV-1)

Zakon o davku na dodano vrednost (ZDDV-1) v 86. členu določa, da mora vsak davčni zavezanec zagotoviti hrambo kopij računov, ki jih izda sam, ali njegov kupec ali naročnik ali tretja oseba v njegovem imenu in za njegov račun, ter vseh računov, ki jih je prejel.

Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV)

Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV) v 14. členu predpisuje delodajalcem, kako morajo hraniti evidence o zaposlenih delavcih, in izvirne listine, na podlagi katerih se vpisujejo podatki v evidenco o zaposlenih delavcih – vse to se namreč hrani kot listine trajne vrednosti.

Poenostavljen pregled rokov hrambe
po predpisih in vrsti dokumentacije:

______________________

* Poslovne knjige: dvostavno knjigovodstvo- glavna knjiga, register osnovnih sredstev ter ostale pomožne knjige za analitične evidence materialnega knjigovodstva, blagajniška knjiga itd.

** Letna poročila: bilanca stanja, izkaz poslovnega izida, izkaz gibanja kapitala, izkaz denarnih tokov, razkritja

*** Evidence: knjiga izdanih računov za DDV namene, knjiga prejetih računov za DDV namene, DDV-O obračun, REK obrazci, evidence o opravljenem študentskem delu , dokumentacija o poslovanju s povezanimi osebami

**** Knjigovodske listine: izdani, prejeti računi, blagajniški prejemki, izdatki, zbirnik maloprodajnega iztržka, obračuni potnih stroškov ter priloge, obračuni avtorskih honorarjev, bančni izpiski.

***** Pomožni obračuni: listine, ki so podlaga končnim obračunom,  v obliki različne specifikacije, rekapitulacije in kalkulacije.

****** Pomožne knjige: listine, ki pomenijo analitično evidenco blagajniške knjige, analitično evidenco osnovnih sredstev, analitično evidenco internih faktur, analitično evidenco kupce in dobavitelje itd.

Elektronsko arhiviranje

 V času digitalnega poslovanja zakoni dovoljujejo tudi ta način arhiviranja, ki je urejeno z Zakonom o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA). Da je elektronsko arhiviranje skladno z zakonom, mora organizacija davčnemu organu zagotoviti dostop do vse dokumentacije v okviru zastaralnega roka in ob tem ne smejo nastajati neupravičeni stroški. Organizacije se odločajo za dva načina arhiviranja:

• za tovrsten arhiv poskrbijo sama
• najamejo prostor pri zunanjem izvajalcu, ki zagotavlja skladnost arhiviranja glede na zahteve Arhiva RS.

Sklep

Dokumentacija je različna in jo je treba tudi pravilno označiti. Na eni strani nastaja dokumentacija, ki je povezana z znanjem organizacije ter njeno dejavnostjo na trgu, kot npr.: ideje, pravilniki, zapisi, načrti, marketinški plani itd. Kako bo organizacija shranjevala tovrstno dokumentacijo, določi z internim aktom. Na drugi strani pa nastaja dokumentacija, ki je povezana s finančnim poslovanjem organizacije. Shranjevanje tovrstne dokumentacije pa je predpisano tudi z zakonodajo.

Ker poslovno in računovodsko dokumentacijo med letom navadno shranjuje računovodski servis, ki jo konec obračunskega obdobja vrne organizaciji, je  pomembno, da vsaka organizacija ve in razume, koliko časa mora posamezno vrsto dokumentov shranjevati.

_________________________

Viri:

• Zakon o gospodarskih družbah (ZGD-1)
• Zakon o davku na dodano vrednost (ZDDV-1)
• Zakon o davčnem postopku (ZDavP-2)
• Slovenski računovodski standardi (SRS)
•  Zakon o računovodstvu (ZR)
• Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV)
• Pravila skrbnega računovodenja (PSR)
• IP: Rok hrambe dokumentacije za obračun plač (gzs.si)