Arhiviranje

Jede Organisation ist verpflichtet, Buchhaltungsunterlagen, Geschäftsbücher und andere im Rahmen der Geschäftstätigkeit erstellte Unterlagen aufzubewahren. Folgende Gesetze und Verordnungen schreiben vor, welche Geschäftsunterlagen in welcher Art und Weise aufzubewahren sind und welche Fristen für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen gelten:

  • Steuerverfahrensgesetz (ZDavP-2)
  • Rechnungslegungsgesetz (Rechnungslegungsgesetz)
  • Gesetz über Handelsgesellschaften (ZGD-1)
  • Slowenische Rechnungslegungsstandards (SRS)
  • Umsatzsteuergesetz (ZDDV-1)
  • Gesetz über Aufzeichnungen im Bereich der Arbeit und der sozialen Sicherheit (ZEPDSV)

Steuerverfahrensgesetz (ZDavP-2)

Das Steuerverfahrensgesetz (ZDavP-2) schreibt vor, dass jeder Steuerpflichtige dafür Sorge tragen muss, dass Kopien der von ihm oder seinem Kunden ausgestellten Rechnungen aufbewahrt werden. Er kann sie in Slowenien oder im Ausland aufbewahren, muss dies jedoch der Steuerbehörde mitteilen. Der Steuerpflichtige muss die Unterlagen in physischer oder elektronischer Form bis zum Ablauf der absoluten Verjährungsfrist des Anspruchs auf Rückerstattung der Steuer, auf die sie sich beziehen, aufbewahren.

Rechnungslegungsgesetz (Rechnungslegungsgesetz)

Artikel 30 des Rechnungslegungsgesetzes (Buchführungsgesetz) schreibt die Aufbewahrung von Geschäftsbüchern und Buchhaltungsunterlagen im Archiv vor und legt außerdem die kürzesten Aufbewahrungsfristen fest.

Gesetz über Handelsgesellschaften (ZGD-1)

Artikel 424 des Unternehmensgesetzes (ZGD-1) schreibt die Art und Weise der Aufbewahrung von Geschäftsbüchern, Buchhaltungsunterlagen und Unterlagen im Falle eines Liquidationsverfahrens vor. Die Aufbewahrung muss bei einem der Gesellschafter erfolgen, der vom Liquidator bestimmt wird, oder bei einer gesetzlich bestimmten Organisation. Gläubiger und Aktionäre haben das Recht, die Unterlagen drei Jahre lang nach Abschluss des Liquidationsverfahrens einzusehen.

Slowenische Rechnungslegungsstandards (SRS)

Die slowenischen Rechnungslegungsstandards (SRS) sehen vor, dass die Organisation in ihrem allgemeinen Gesetz die Art und Weise der Aufbewahrung (in Papierform oder in Form elektronischer Aufzeichnungen) von Geschäftsbüchern und -dokumenten während und nach dem Abrechnungszeitraum festlegt. In SRS 30 finden wir ähnliche Bestimmungen für Einzelunternehmen. Für Organisationen, die sich in Konkurs oder Liquidation befinden, gilt der Sonderstandard SRS 39. Der Standard SRS 33 definiert Lösungen für Vereine und Organisationen mit Behinderungen. Hinsichtlich der Buchhaltungsunterlagen wird das SRS durch die Rules of Prudential Accounting (PSR 1 und 6) ergänzt, deren Anwendung nicht zwingend vorgeschrieben, aber empfohlen wird.

Umsatzsteuergesetz (ZDDV-1)

Artikel 86 des Umsatzsteuergesetzes (ZDDV-1) legt fest, dass jeder Steuerpflichtige für die Aufbewahrung von Kopien aller Rechnungen, die er, sein Käufer oder Auftraggeber oder ein Dritter in seinem Namen und auf seine Rechnung ausgestellt hat, Sorge tragen muss er erhielt.

Gesetz über Aufzeichnungen im Bereich der Arbeit und der sozialen Sicherheit (ZEPDSV)

In Artikel 14 des Arbeits- und Sozialversicherungsgesetzes (ZEPDSV) wird den Arbeitgebern vorgeschrieben, wie sie die Aufzeichnungen über beschäftigte Arbeitnehmer führen müssen und welche Originaldokumente auf deren Grundlage Daten in die Aufzeichnungen über beschäftigte Arbeitnehmer eingetragen werden sollen. Alle diese Dokumente werden als Dokumente von dauerhaftem Wert aufbewahrt.

 

Vereinfachte Übersicht über Aufbewahrungsfristen
je nach Vorschriften und Art der Dokumentation:

 

Steuerverfahrensgesetz (ZDavp-2)

Dokumente, Geschäftsbücher und Aufzeichnungen (*, ***)

10 Jahre ab dem Tag, an dem die Steuer hätte gezahlt werden sollen, eigentlich 11 Jahre

Umsatzsteuergesetz (ZDDV-1)

Konten

10 Jahre ab dem Ende des Jahres, auf das sie sich beziehen

Rechnungen und andere Immobiliendokumente

20 Jahre ab dem Ende des Jahres, auf das sie sich beziehen

Nachweis über geleistete Zahlungen, wenn wir die Mehrwertsteuer nach bezahlter Verwertung abführen

10 Jahre ab dem Ende des Jahres, auf das sie sich beziehen

Gesetz über Aufzeichnungen im Bereich der Arbeit und der sozialen Sicherheit (ZEPDSV)

Arbeiterinformationen

Permanent

ZGD-1 und das Genossenschaftsgesetz

Wirtschaftsbücher (*)

Permanent

Jahresberichte (**)

Permanent

Drudent-Buchhaltungsregeln (PSR 1 und 6)

Jahresabschluss – im Original

Geheimnis
 

Gehaltsabrechnungen und alles rund um die Gehaltsberechnung

Permanent
 

Zusatzkonten (*****)

5 Jahre
 

Buchhaltungsdokumente (****)

Die Frist bestimmen wir selbst mit der Handlung
 

Hauptbuch

Permanent

Slowenischer Rechnungslegungsstandard (SRS)

Entschließung zu übernommenen Rechnungslegungsgrundsätzen

10 Jahre nach Einstellung der Tätigkeit

Slowenischer Rechnungslegungsstandard (SRS 39) – nach Insolvenz und Liquidation

Jahresberichte vor Einleitung des Verfahrens, Eröffnungsbilanz und Schlussbilanz

Permanent
 

Gehaltsabrechnungen und alles rund um die Gehaltsabrechnung

5 Jahre nach Ende des Prozesses
 

Hauptbuch, Nebenbücher (******) und Journal

5 Jahre nach Ende des Prozesses
 

Buchhaltungsunterlagen zum Zahlungsverkehr, Nebenkonten

6 Monate nach Ende des Verfahrens

Rechnungslegungsgesetz (ZR) (für direkte und indirekte Budgetnutzer)

Jahresabschluss

Permanent
 

Gehaltsabrechnungen und alles rund um die Gehaltsabrechnung

Permanent
 

Hauptbuch, Journal

10 Jahre
 

Buchhaltungsunterlagen, gesetzlich vorgeschriebene Unterlagen, Hilfsbücher

5 Jahre
 

Buchhaltungsbelege des Zahlungsverkehrs

3 Jahre
  Verkaufs- und Kontrollblöcke, Hilfskonten usw.

2 Jahre

 

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* Geschäftsbücher: Doppelte Buchführung – Hauptbuch, Verzeichnis des Anlagevermögens und andere Hilfsbücher für analytische Aufzeichnungen der Materialbuchhaltung, Kassenbuch usw.

** Geschäftsberichte: Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Kapitalbewegungsrechnung, Kapitalflussrechnung, Offenlegung

*** Aufzeichnungen: Buch der ausgestellten Rechnungen für Mehrwertsteuerzwecke, Buch der erhaltenen Rechnungen für Mehrwertsteuerzwecke, MwSt.-O-Erklärung, REK-Formulare, Aufzeichnungen über abgeschlossene studentische Arbeiten, Dokumentation von Geschäften mit verbundenen Parteien

**** Buchhaltungsdokumente: ausgestellte und erhaltene Rechnungen, Kassenbelege, Spesen, Inkasso von Einzelhandelserlösen, Reisekostenabrechnungen und Anhänge, Lizenzgebührenabrechnungen, Kontoauszügeund Auszüge.

***** Nebenabrechnungen: Dokumente, die die Grundlage der Endabrechnung bilden, in Form verschiedener Spezifikationen, Zusammenfassungen und Berechnungen.

****** Hilfsbücher: Dokumente, die analytische Aufzeichnungen des Kassenbuchs, analytische Aufzeichnungen des Anlagevermögens, analytische Aufzeichnungen interner Rechnungen, analytische Aufzeichnungen von Kunden und Lieferanten usw. bedeuten.

 

Elektronische Archivierung

Im digitalen Geschäftsverkehr erlauben die Gesetze auch diese Art der Archivierung, die im Gesetz zum Schutz von Dokumenten- und Archivgut sowie Archivgut (ZVDAGA) geregelt ist. Damit die elektronische Archivierung gesetzeskonform ist, muss die Organisation der Steuerbehörde innerhalb der Verjährungsfrist Zugang zu allen Unterlagen gewähren und es dürfen keine ungerechtfertigten Kosten entstehen. Organisationen wählen zwei Arten der Archivierung:

  • Sie kümmern sich selbst um diese Art von Archiv
  • Sie mieten Räume von einem externen Auftragnehmer, der die Einhaltung der Archivierungsanforderungen gemäß den Anforderungen des Archivs der Republik Slowenien gewährleistet.

Fazit

Die Dokumentation ist unterschiedlich und muss auch korrekt gekennzeichnet sein. Einerseits werden Dokumentationen erstellt, die sich auf das Wissen der Organisation und ihrer Aktivitäten auf dem Markt beziehen, wie zum Beispiel: Ideen, Vorschriften, Aufzeichnungen, Pläne, Marketingpläne usw. Wie die Organisation diese Art von Dokumentation speichert, wird durch ein internes Gesetz festgelegt. Andererseits wird eine Dokumentation im Zusammenhang mit den Finanzgeschäften der Organisation erstellt. Auch die Aufbewahrung dieser Dokumentation ist gesetzlich vorgeschrieben.

Da die Geschäfts- und Buchhaltungsdokumentation in der Regel während des Jahres von der Buchhaltungsabteilung gespeichert und am Ende des Buchhaltungszeitraums an die Organisation zurückgegeben wird, ist es wichtig, dass jede Organisation weiß und versteht, wie lange sie jede Art von Dokument aufbewahren muss.

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Quellen:

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