Ali si lahko vodim računovodstvo sam?

Zakon o gospodarskih družbah določa, da morajo družbe in podjetniki voditi poslovne knjige in jih enkrat letno zaključiti v skladu s tem zakonom ter slovenskimi računovodskimi standardi ali mednarodnimi standardi računovodskega poročanja, če zakon ne določa drugače. V Sloveniji ni predpisa, ki bi določal, da mora poslovni subjekt imeti računovodstvo, zato je odgovor na vprašanje Ali si lahko vodim računovodstvo sam, DA.

Osnovna pravila računovodenja

Podjetnik se lahko odloči ali bo poslovne knjige vodil po sistemu enostavnega ali dvostavnega knjigovodstva (za normirance je dovoljeno vodenje evidence knjigovodskih listin, v povezavi z registrom osnovnih sredstev in ustrezno evidenco zalog), medtem ko je za gospodarske družbe obvezno vodenje dvostavnega knjigovodstva. Ne glede na obliko vodenja računovodstva, je potrebno evidence voditi na način, ki omogočajo zanesljivo izdelavo letnih obračunov dohodnine od dohodkov iz dejavnosti ali obračuna davka od dohodkov pravnih oseb, kakor tudi letnega poročila, ki vsebuje vsaj bilanco stanja in izkaz poslovnega izida.

Da si pa podjetnik lahko vodi računovodstvo sam, pa je dandanes nujna uporaba ustreznega računovodskega programa. Ti olajšajo ponavljajoča računovodska pravila in obračune, vendar je nujno jasno razumevanje osnov računovodstva: princip dvostavnega knjiženja, pravila upoštevanje načela nastanka poslovnega dogodka, princip zaključevanja poslovnega leta in prenosa v naslednje poslovno leto, načelo neomejenega delovanja podjetja, idr. Nepoznavanje teh osnov vodi v napačno uporabo računovodskega programa. Uporabo računovodskega programa lahko primerjavo s programom za pisanje programskih kod ali urejevalnikom besedil. Poznavanje funkcionalnosti teh programov še ne pomeni, da znamo programirati, ali pisati izjemne romane 😊.

Prav tako je nujno poznavanje temeljnih načel računovodstva, kot je na primer načelo nastanka poslovnega dogodka, načelo doslednosti in stanovitosti in drugih. Upoštevanje teh je nujno za ustrezno pripoznavanje in vzporejanje prihodkov in odhodkov. Samo tako bodo naše računovodske informacije pravilne in s tem ustrezne za pripravo nadaljnjih obračunov.

Ali je torej smiselno, da si računovodstvo vodim sam?

Mnogi vidijo računovodstvo kot dodatno obveznost in dodaten nepotreben strošek. Vendar je ravno dober računovodja lahko ključ do poslovnega uspeha. Slednje je razlog, da mnogi raje prepustijo opravljanje računovodskih nalog za to usposobljenim strokovnjakom. Računovodja s svojo strokovnostjo, poštenostjo in odgovornostjo poskrbi, da so računovodske informacije točne, zanesljive ter pravočasne.

Če tudi na leto izdate in prejmete le nekaj računov in ste mnenja, da strokovnjaka s področja računovodstva ne potrebujete, vam ravno ta omogoča, da je vaše poslovanje ustrezno in v skladu z zakonodajo. Velikokrat se namreč zgodi, da podjetniki ne vedo, kaj vse je potrebno upoštevati in narediti. Ob sprotnih nadzorih finančne uprave, inšpektorata za delo in drugih nadzornih organov, so vsako leto izdane številne globe, ki se za podjetja običajno začnejo od 5.000 EUR naprej, za odgovorne osebe pa 500 EUR naprej.

Spodaj navajamo nekaj posebnosti, s katerimi se lahko poslovni subjekt sreča pri poslovanju:

• obveznost pravočasne registracije za ddv,
• oddaja rekapitulacijskega poročila,
• navedba posebne klavzule na izdanih računih,
• vključitev v posebno unijsko ureditev Vse na enem mestu,
• dosežen pogoj za izstop iz sistema t.i. normiranstva,
• davčno potrjevanje gotovinskih računov,
• oddaja poročila o opravljenih dobavah blaga na daljavo v druge države EU,
• oddaja podatkov za odmero dohodnine od dobička iz kapitala od odsvojitve vrednostnih papirjev in drugih deležev ter investicijskih kuponov,
• oddaja statistike finančnih računov,
• poročanje Banki Slovenije in
• druge obveznosti.

Za vse to obstajajo točno določeni predpisi in roki, ki jih je potrebno dosledno upoštevati. Računovodja vas na takšne zadeve opozori, uredi potrebne registracije in za vas oddaja ustrezne obračune. Vam posledično ni potrebno prebirati zakonodaje in izgubljati časa s preučevanjem le te. V kolikor računovodja skrbi za oddajo vseh ustreznih obračunov ter poročil, se izognete morebitnim globam, obrestim in posledično slabemu poslovanju. Dober računovodja je prav tako strokovnjak na davčnem in drugih področjih ter vam pomaga, da v skladu z zakonodajo optimizirate svoje poslovanje. Opozori vas na morebitne napake in vam svetuje, kako poslovati v prihodnje.

Že pred samim začetkom registracije podjetja je smiselno, da se o ustanovitvi posvetujete z računovodjo. Ta vam bo pomagal izbrati najprimernejšo pravnoorganizacijsko obliko, način vodenja poslovnih knjig (enostavno ali dvostavno knjigovodstvo), način ugotavljanja davčne osnove in odgovoril na vsa druga pomembna vprašanja.

Katera opravila moram torej opravljati, če si računovodstvo vodim sam?

Kot že omenjeno, lahko računovodske naloge opravljate tudi sami. Pri poslovanju je potrebno ustrezno voditi knjigovodske listine. Te so podlaga za ustrezno evidentiranje poslovnih dogodkov. Podatki iz knjigovodskih listin se nato prenašajo v poslovne knjige. V njih je računovodski zbir podatkov s knjiženimi poslovnimi dogodki, ki evidentirajo sredstva, obveznosti do virov sredstev, prihodke in odhodke ter so temelj za knjigovodska in računovodska poročila. Poslovne knjige morajo biti vodene po sistemu dvostavnega knjigovodstva, če zakon ne določa drugače. Za ta namen morate voditi glavno knjigo in pomožne knjige.

Tudi t.i. normirani s.p.-ji, ki na prvi pogled izgledajo precej enostavni za vodenje računovodstva, morajo voditi evidence knjigovodskih listin, imeti arhivirane izdane račune v skladu z zakonodajo in oddajati obračune prispevkov. Pri tem morajo paziti, da račune izstavljajo v skladu z zakonodajo. Kljub temu lahko hitro postanejo zavezanci za DDV, morajo račune davčno potrjevati, presežejo prag za izstop iz t.i. normiranstva ali pa so zavezani za oddajo določenih poročil, kar hitro privede do več posebnosti pri računovodenju.

Za vodenje računovodstva potrebujete program, ki vam omogoča vodenje ustreznih knjigovodskih listin in evidenc. Cena le tega je za posameznika precej višja, kot boste za to plačali računovodskemu  servisu, ki ima navadno program zakupljen. Možno je vse voditi tudi ročno, vendar to predstavlja dodaten čas in večjo možnost napak.

Pri poslovanju se boste srečali z različnimi davki. Najpogosteje so to davek od dohodkov pravnih oseb, davek od dohodkov fizičnih oseb in davek na dodano vrednost. Poleg oddaje obračunov za prej omenjene davke je podjetje lahko zavezano tudi za oddajo drugih davčnih obračunov. Za oddajo vsakega obračuna pa veljajo točno določeni predpisi.

Na mesečni ravni morajo podjetja najpogosteje oddati obračun plač, obračun davka na dodano vrednost, obračun drugih osebnih prejemkov in obračun prispevkov za socialno varnost (s.p.). Poleg rednih mesečnih obračunov je potrebno oddati še druge obračune in poročila, odvisno od velikosti podjetja in vrste poslovanja. Prav tako so mnogi zavezani za oddajo raznih statističnih podatkov na SURS, Banko Slovenije ali AJPES. Vse obračune in poročila je potrebno oddati v predpisanih rokih, v predpisani obliki in na pravem obrazcu, predvsem pa morajo biti oddani podatki točni in zanesljivi. V kolikor se tega ne držite, vas lahko doleti kazen. Kot primer, z globo od 1.200 do 15.000 EUR se kaznuje pravno osebo (če gre za srednjo ali veliko gospodarsko družbo, z globo od 3.200 do 30.000 EUR) in z globo od 400 do 4.000 EUR odgovorno osebo, če pravočasno ne obračunate DDV.

Pasti in posebnosti, če si računovodstvo vodite sami

Velikokrat se zgodi, da po oddaji posameznega poročila, prejmete poziv s strani Finančne uprave Republike Slovenije. Od vas lahko zahtevajo razna pojasnila in dokazila k oddanim obračunom. Za pripravo le teh potrebujete dodatna znanja in čas. V kolikor za vas slednje oddaja računovodja, je on tisti, ki poskrbi, da so podatki točni in ustrezni, poskrbi za ustrezna pojasnila in dokazila.

Zakonodaja in pravilniki s strani zakonodajalca se vseskozi spreminjajo, zato je potrebno neprestano spremljanje in seznanjanje z njimi. Ključnega pomena je torej, da spremembe spremljate in upoštevate. Dober računovodja vas na spremembe pravočasno opozori in jih pri svojem delu dosledno upošteva. Računovodja se mora tako stalno izobraževati in slediti spremembam davčnih in postopkovnih predpisov ter standardom, kar ni enostavna naloga.

Računovodstvo lahko torej vodite sami. To bo od vas zahtevalo nenehno izobraževanje, spremljanje sprememb v zakonodaji, preučevanje delovnopravne in davčne zakonodaje. Če bi želeli poznati vsa pravila in vso zakonodajo, bi morali pred začetkom poslovanja najprej prebrati vsaj naslednje: Zakon o gospodarskih družbah, Slovenske računovodske standarde, Zakon o davku na dodano vrednost, Zakon o delovnih razmerjih, kolektivno pogodbo, ki vas zavezuje, Zakon o davčnem postopku, Zakon o davku od dohodkov pravnih oseb, Zakon o dohodnini in vse pravilnike in uredbe, ki so povezane z omenjenimi zakoni. Čas, ki bi ga namenili temu, bi bilo bolje uporabiti za iskanje novih poslovnih priložnosti, iskanje novih strank in s tem povečanje vaših prihodkov ter ohranjanje konkurenčnosti na trgu.

Samostojni podjetniki in male gospodarske družbe se velikokrat raje odločijo in opravljanje računovodskih storitev prepustijo zunanjemu računovodstvu, kot da bi za to zaposlili strokovnjaka. Pri tem je potrebno paziti, koga izberete za vodenje vaših računovodskih storitev. Na trgu je veliko ponudnikov, ki niso ustrezno usposobljeni. Računovodske storitve lahko namreč opravlja vsak, brez ustrezne izobrazbe in znanja.

Dober računovodja vam s svojim znanjem in izkušnjami ne pomaga voditi samo ustreznih knjigovodskih listin, ne poskrbi le za pravilno ter pravočasno oddajo obračunov in poročil. Pomaga vam prepoznati in preprečiti morebitna poslovna tveganja ter pomaga pri poslovnih odločitvah. Nudi vam celovito podporo in svetovanje.

Kako izbrati ustrezen računovodski servis?

Veliko podjetnikov in družb, kljub temu da je vsem bolj ali manj znano, da sta pravilno računovodstvo in pravilne davčne odločitve izredno pomembni za uspešno poslovanje, še vedno to povsem premalo upošteva in varčuje ravno na račun računovodskih storitev. Dober računovodja poleg knjiženja faktur opravi še marsikaj več.

Preden se odločite za računovodski servis, je dobro, da preverite vsaj naslednje pomembne zadeve:

1. Ali je vpisan v:

• Register članov Zbornice računovodskih servisov;
• Katalog certificiranih računovodskih servisov Slovenije;
• Seznam računovodskih servisov, ki opravljajo dejavnost v skladu s Standardom izvajalcev računovodskih storitev.

2. Katere storitve nudijo (poleg osnovnih storitev tudi dodatne storitve – poročanje poslovodstvu in lastnikom, svetovanje itd.)

3. Ali imajo zavarovano poklicno odgovornost – takšen računovodski servis izkazuje določeno stopnjo odgovornosti v poslu.

4. Ali imajo že stranko iz dejavnosti, s katero se ukvarja vaše podjetje.

5. Ali kot stranka dobite svojega skrbnika? Prednost skrbnika je v tem, da pozna vaše podjetje in poslovanje ter vas sproti opozarja na neurejene zadeve.

6. Ali je računovodenje njihova osnovna dejavnost in temu namenjajo ves svoj čas? Pri tem preverite, kako pogosto pošiljajo poročila in informacije glede vašega poslovanja.

7. Ali poslujejo skladno s poslovno etiko in kodeksom članov Zbornice računovodskih servisov?

8. Ali je računovodski servis član katere od stanovskih organizacij? Slednje pomeni, da ima računovodski servis dostop do različnih izobraževanj, izmenjave dobrih praks, obvestil o spremembah zakonodaje, zavezan pa je tudi k spoštovanju poklicnega kodeksa.

9. Na kakšen način skrbijo za varnost poslovnih in osebnih podatkov ter kako skrbijo za varstvo dokumentnega sistema.

Računovodski servis Promotiv, d.o.o. spoštuje in upošteva vsa zgoraj našteta pravila ter strankam vodi računovodstvo v skladu s predpisi ter svetuje na davčnih in drugih področjih. Za vse dodatne informacije in ponudbo nam lahko pišete na info@promotiv.si.

__________________

Eva Jančigaj
Računovodja in specialist za davke