Obvezni podatki in sestavine na izdanih računih in dopisih

V praksi je velikokrat nejasno, kaj vse morajo v skladu z zakonodajo vsebovati računi in dopisi, ki jih družbe pošiljajo oziroma izročajo svojim partnerjem (kupcem, naročnikom itd.). Dopisi in izdani računi morajo vsebovati podatke in sestavine, ki jih določajo Zakon o gospodarskih družbah, Zakon o davku na dodano vrednost in Slovenski Računovodski standardi. Pravilnosti pri izdajanju računov in dopisov preverja Tržni inšpektorat Republike Slovenije. Ta lahko v primeru kršitve davčnega zavezanca tudi kaznuje, zato so v nadaljevanju predstavljeni zakonsko obvezni kot tudi nekateri priporočljivi podatki in sestavine na dopisih ter izdanih računih.

Obvezni podatki in sestavine na dopisih

Poslovni dopisi se uporabljajo v raznovrstnih primerih poslovnega dopisovanja med podjetji. Običajno se pojavljajo v obliki povpraševanja, ponudbe, naročila, potrditve naročila, odklonitve naročila, preklica naročila, reklamacije in opomina[1]. O obveznih podatkih in sestavinah, ki jih morajo vsebovati dopisi, je opredeljeno v Zakonu o gospodarskih družbah (v nadaljevanju ZGD-1)[2].

Prvi odstavek 45. člena ZGD-1 – obveščanje o registrskih podatkih, opredeljuje, kaj mora posamezni dopis vsebovati. Na vseh dopisih, ki jih družba pošlje naslovniku, morajo biti:

celotna firma;
sedež družbe;
registrski organ, pri katerem je družba vpisana in
matična številka družbe.

družbe z omejeno odgovornostjo (d.o.o.) in delniške družbe (d.d.) morajo na vseh dopisih obvezno nasveti tudi znesek osnovnega kapitala in znesek še nevplačanih vložkov.

ZGD-1 v 686. členu v prvem odstavku opredeljuje, da se z globo od 6.000 do 30.000 EUR za prekršek kaznuje velika družba, z globo od 4.000 do 20.000 EUR srednja družba, z globo od 1.000 do 10.000 EUR majhna družba in z globo od 500 do 5.000 EUR mikro družba, če na dopisih, ki jih pošilja družba, ni podatkov iz prvega odstavka 45. člena tega zakona.

V ZGD-1 sicer eksplicitno ni navedeno, kateri dokumenti se štejejo za dopise in ali sodijo pod dopise tudi izdani računi. V drugem odstavku 45. člena je navedeno zgolj, da se tudi naročilnice uvrščajo med dopise.

Obvezni podatki in sestavine na izdanih računih

Za namene ZDDV-1[3] so računi vsi dokumenti na papirju ali v elektronski obliki, ki izpolnjujejo pogoje, ki jih predpisuje ta zakon o izdajanju računov (80. a do 84. a člen).

Vsak davčni zavezanec mora v skladu z 81. členom ZDDV-1 zagotoviti, da je za vsako opravljeno dobavo izdan račun. Račun lahko v njegovem imenu izda tudi prejemnik (samofakturiranje) ali tretja oseba. Davčni zavezanec je dolžan zagotoviti izdan račun za:

dobave blaga ali storitve, ki jih je opravil drugemu davčnemu zavezancu ali pravni osebi, ki ni davčni zavezanec;
dobave blaga na daljavo (v skladu s tretjim in četrtim odstavkom 20. člena ZDDV-1);
vsako predplačilo, ki ga prejme, preden je opravljena katera od prej navedenih dobav blaga;
dobave blaga, ki so oproščene plačila DDV, pod pogoji iz 46. člena ZDDV-1;
vsako predplačilo za storitve, ki ga prejme od drugega davčnega zavezanca ali pravne osebe, ki ni davčni zavezanec, preden so storitve dokončane in
druge dobave blaga in storitev, ki so opravljene na ozemlju Slovenije (npr. dobave končnim potrošnikom).

ZDDV-1 torej predpisuje, da mora vsak davčni zavezanec izdati račun za vsako opravljeno dobavo blaga oziroma storitev. S tem zakonom pa so podrobneje določene tudi nekatere dobave, za katere ni obvezno izdajati računov.

Poleg obveznosti izdajanja računov pa so predpisani tudi podatki, ki jih morajo računi obvezno vsebovati. Davčni zavezanec, ki izda račun v skladu z 81. členom ZDDV-1, mora na računu navesti naslednje podatke:

datum izdaje računa;
zaporedno številko, ki omogoča identifikacijo računa;
identifikacijsko številko za DDV, pod katero je davčni zavezanec dobavil blago ali storitev;
identifikacijsko številko za DDV kupca oziroma naročnika, pod katero je kupec ali naročnik prejel dobavo blaga ali storitev, za katero je dolžan plačati DDV, ali je prejel dobavo blaga, ki je po 46. členu ZDDV-1 oproščena plačila DDV;
ime in naslov davčnega zavezanca in njegovega kupca ali naročnika;
količino in vrsto dobavljenega blaga oziroma obseg in vrsto opravljenih storitev;
datum, ko je bila opravljena dobava blaga, ali datum, ko je bila storitev opravljena oziroma končana, ali datum, ko je bilo opravljeno predplačilo, če se ta datum lahko določi in je različen od datuma izdaje računa;
davčno osnovo, od katere se obračuna DDV po posamezni stopnji oziroma na katero se nanaša oprostitev, ceno na enoto brez DDV ter kakršna koli znižanja cen in popuste, ki niso vključeni v ceno na enoto;
stopnjo DDV in
znesek DDV, razen v primerih, kjer se uporablja posebna ureditev, za katero ZDDV-1 ta podatek izključuje (dobave oproščene DDV).

Poleg zgoraj navedenih obveznih sestavin izdanega računa mora izdani račun vsebovati:

v primeru izdaje računa s strani kupca blaga ali naročnika storitev v imenu in za račun davčnega zavezanca navedbo »Samofakturiranje«;
v primeru oprostitve DDV veljavno določbo Direktive Sveta 2006/112/ES[4] ali ustrezni člen ZDDV-1 ali drugo sklicevanje, ki kaže na to, da je dobava blaga ali storitev oproščena DDV;
v primeru, če je plačnik DDV kupec blaga ali naročnik storitve, navedbo »Obrnjena davčna obveznost«;
v primeru dobave novega prevoznega sredstva, v skladu s pogoji iz in 2. točke 46. člena ZDDV-1, značilnosti, kot so opredeljene v tretjem odstavku 3. člena ZDDV-1;
v primeru uporabe posebne ureditve za potovalne agencije navedbo »Posebna ureditev – Potovalne agencije«;
v primeru uporabe ene od posebnih ureditev za rabljeno blago, umetniške predmete, zbirke in starine navedbo »Posebna ureditev – rabljeno blago«, »Posebna ureditev – umetniški predmeti« ali »Posebna ureditev – zbirke in starine« in
v primeru, da je oseba, ki je dolžna plačati DDV, davčni zastopnik za namene drugega odstavka 76. člena ZDDV-1, je potrebno navesti identifikacijsko številko za DDV davčnega zastopnika ter njegovo ime in naslov.

Poenostavljeni računi

Davčni zavezanec lahko v skladu s 83. členom ZDDV-1 za opravljeno dobavo blaga ali storitev na ozemlju Slovenije izda poenostavljeni račun. Poenostavljeni račun lahko izda za dobave:

končnim potrošnikom (ne glede na znesek);
drugemu davčnemu zavezancu ali pravni osebi, ki ni davčni zavezanec, ali predplačilo za to dobavo, če znesek na računu brez DDV ni višji od 100 EUR in
če se izda dokument oziroma sporočilo, ki spreminja prvotni račun in se nanj nedvoumno nanaša.

Davčni zavezanec ne sme izdati poenostavljenega računa za dobave blaga ali storitev, ki jih opravi v drugo državo članico, v kateri je treba plačati DDV, ali njegova poslovna enota v tej državi članici ne sodeluje pri dobavi v smislu 192. a člena Direktive Sveta 2006/112/ES[5], in je oseba, ki je dolžna plačati DDV, oseba, kateri je bilo blago dobavljeno oziroma storitev opravljena.

Na poenostavljenem računu je potrebno navesti najmanj naslednje podatke:

datum izdaje računa;
zaporedno številko, ki omogoča identifikacijo računa;
ime in naslov davčnega zavezanca in identifikacijsko številko za DDV, pod katero je opravil dobavo blaga in storitev;
količino in vrsto dobavljenega blaga oziroma obseg in vrsto opravljenih storitev;
znesek DDV, ki se plača, ali informacije, ki so potrebne za njegov izračun (znesek DDV se mora na poenostavljenem računu izkazati ločeno po davčnih stopnjah) in
jasno ter nedvoumno navedbo o prvotnem računu in konkretnih podrobnostih, ki so spremenjene, če je račun dokument, ki spreminja prvotni račun in se nanj nedvoumno nanaša.

Poleg zgoraj navedenih obveznih sestavin mora poenostavljeni račun vsebovati:

v primeru, da se račun izdaja drugemu davčnemu zavezancu, ki ta račun potrebuje za uveljavljanje odbitka DDV, ime in naslov kupca ali naročnika;
v primeru oprostitve DDV veljavno določbo Direktive Sveta 2006/112/ES ali ustrezni člen ZDDV-1 ali drugo sklicevanje, ki kaže na to, da je dobava blaga ali storitev oproščena DDV in
v primeru, če je plačnik DDV kupec blaga ali naročnik storitve, navedbo »Obrnjena davčna obveznost«.

Izdajanje računov malih davčnih zavezancev

Mali davčni zavezanec je po 94. členu ZDDV-1 oproščen obračunavanja DDV, če v obdobju zadnjih 12 mesecev ni presegel oziroma ni verjetno, da bo presegel znesek 50.000 EUR obdavčljivega prometa. Mali davčni zavezanec, ki torej ni identificiran za namene DDV, mora na računu navesti najmanj naslednje podatke:

datum izdaje računa;
zaporedno številko, ki omogoča identifikacijo računa;
svojo firmo oziroma ime in sedež oziroma stalno bivališče;
svojo davčno številko (podatek je obvezen glede na 35. člen Zakona o davčnem postopku – ZdavP-2[6])
prodajno ceno blaga oziroma storitve (brez DDV) in
skupno vrednost prodanega blaga oziroma opravljene storitve (brez DDV).

V primeru, da mali davčni zavezanec izda račun drugemu davčnemu zavezancu, mora na računu navesti tudi podatek o količini in vrsti dobavljenega blaga oziroma obsegu in vrsti opravljenih storitev.

V primeru, da mali davčni zavezanec opravi dobavo blaga ali storitve, ki je oproščena plačila DDV lahko (ni obvezno) na računu navede ustrezni člen ZDDV-1 ali veljavno odločbo Direktive Sveta 2006/112/ES ali drugo sklicevanje, ki kaže na to, da je dobava oproščena DDV.

Zaradi lažjega pregleda in večje razumljivosti je priporočeno, da se na računu navede klavzula DDV ni obračunan na podlagi 1. odstavka 94. člena ZDDV-1 (nismo zavezanci za DDV) ali DDV ni obračunan na podlagi ZDDV-1 (nismo zavezanci za DDV).

Sklep

Vsi dopisi in izdani računi morajo vsebovati vse zgoraj predpisane podatke in sestavine. To velja tako z izdane račune v tiskani kot elektronski obliki. Novela ZDDV-1G, ki je bila objavljena v Uradnem listu RS, št. 83 z dne 6. 11. 2012, je s spremenjenim 84. členom ZDDV-1 uvedla enakovredno obravnavo papirnatih in elektronskih računov, s čimer naj bi se odpravile ovire za elektronsko izdajanje računov[7].

Vsi dopisi in izdani računi morajo vsebovati vse predpisane podatke in sestavine. Čeprav zakonsko ni eksplicitno navedeno, da se izdani računi uvrščajo med dopise, je Tržni inšpektorat Republike Slovenije, ki je pristojen za nadzor nad izvajanjem določb prvega odstavka 45. člena ZGD-1, zavzel stališče, da morajo tudi izdani računi vsebovati predpisane sestavine 45. člena ZGD-1. Zato svetujemo, da na izdane račune poleg vseh z ZDDV-1 opredeljenih sestavin, navedete celotno firmo in sedež družbe, registrski organ, pri katerem je družba vpisana, in matično številko družbe. Družbe z omejeno odgovornostjo in delniške družbe pa morajo navesti tudi znesek osnovnega kapitala in znesek še nevplačanih vložkov.

_____________

[1] Lozar S. 2012. Pisanje poslovnih in uradnih dopisov. Ljubljana: GZS Ljubljana, Center za poslovno usposabljanje.

[2] Zakon o gospodarskih družbah. Uradni list RS št. RS, št. 65/09 – uradno prečiščeno besedilo, 33/11, 91/11, 32/12, 57/12, 44/13 – odl. US, 82/13, 55/15 in 15/17.

[3] Zakon o davku na dodano vrednost. Uradni list RS št. 13/11 – uradno prečiščeno besedilo, 18/11, 78/11, 38/12, 83/12, 86/14 in 90/15.

[4] Direktiva Sveta 2006/112/ES z dne 28. novembra 2006 o skupnem sistemu davka na dodano vrednost

[5] 192. a člen Direktive Sveta 2006/112/ES: Za namene uporabe tega oddelka se davčni zavezanec, ki ima stalno poslovno enoto na ozemlju države članice, v kateri je davek dolgovan, šteje za davčnega zavezanca, ki v tej državi nima sedeža, kadar so izpolnjeni naslednji pogoji: (a) davčni zavezanec opravlja obdavčljivo dobavo blaga ali storitev na ozemlju te države članice; (b) poslovna enota, ki jo ima dobavitelj ali izvajalec storitev na ozemlju te države članice, ne sodeluje pri dobavi tega blaga ali opravljanju teh storitev.

[6] Zakon o davčnem postopku. Uradni list RS št. 13/11 – uradno prečiščeno besedilo, 32/12, 94/12, 101/13 – ZDavNepr, 111/13, 25/14 – ZFU, 40/14 – ZIN-B, 90/14, 91/15in 63/16.